Отчетность в Фонды социального страхования: правила оформления. Отчетность ФСС: форма, сроки и порядок сдачи

На протяжении довольно длительного периода организации должны были ежеквартально подавать в Фонд социального страхования (ФСС) отчетность по форме 4-ФСС. 2019 год не стал исключением и последний отчет в бумажном виде нужно было подать до 20 января 2019 года, а если же организация использовала электронную форму отчета, сдать его можно было до 25 января.

Каждый год ФСС определяет для организаций тариф страховых взносов для страхования от несчастного случая на производстве, а также заболеваний, которые возникли в результате выполнения профессиональных обязанностей. Данные для расчета такого тарифа должны предоставлять сами организации, начиная с года, который следует за годом государственной регистрации.

В случае несвоевременной подачи формы отчета действующие законодательные акты предусматривают наложение на организации , размер которых зависит от суммы страхового взноса, а также периода допущенной просрочки.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Обязанности учреждения

Отчёт по форме 4-ФСС обязаны сдавать все организации, где есть работники. В зависимости от количества сотрудников отчетность подается в электронном или бумажном формате.

В 2019 году отчет 4-ФСС за 2019 год сдается в последний раз. После этого в Федеральную Налоговую Службу будет подаваться иная форма отчета. В Фонд же социального страхования нужно будет подавать лишь отчетность, касающуюся травматизма.

Отчетность подается в Фонд каждый квартал, таким образом за год должно быть подано 4 отчета. Сроки, в которые подается отчетность, устанавливает статья 24 Федерального закона №125, принятого в 1998 году.

Большая часть организаций обязана сдавать отчеты в электронном виде, это распространяется на тех, кто имеет штат работников свыше 25 особ. Если организация не такая масштабная, и количество работающих в ней людей меньше 25, ее руководство имеет право выбора. Именно руководитель может решить, в каком виде подавать отчет: в электронном или бумажном.

Порядок сдачи отчёта в 2019 году

Форма 4-ФСС является объемной и сложной, для облегчения ее заполнения фонд социального страхования разместил на своем официальном сайте инструкцию в виде фильма: fss.ru/ru/fund/for_enterprises_and_organisation/67896/index.shtml. Сроки для 4-ФСС указаны на титульном листе документа, который содержит 10 таблиц. Не все из них являются обязательными для заполнения абсолютно всеми работодателями.

Нужно обратить внимание на то, что распечатывать и подавать следует только те листы, которые заполнялись, пустые таблицы не подаются. Данное правило актуально для тех, кто подает документ на бумажном носителе.

Нумерация проставляется исключительно на заполненных листах. Отчет готовиться в двух экземплярах: один подается в фонд, второй с соответствующей отметкой про сдачу возвращают страхователю, который хранит бумагу в бухгалтерии.

Какие же таблицы являются обязательными для заполнения:

Сроки для формы 4-ФСС в 4 квартале

Многих интересует вопрос, какие сроки для 4-ФСС в 2019 году за каждый отдельный квартал, и на 4 квартал в частности. Следует отметить, что бумажный носитель с отчетом должен подаваться раньше, чем электронный.

Так, отчетность за 1 квартал 2019 года в бумажном формате нужно было подать до 20 апреля 2019 года, для подачи электронного отчета дается на 5 дней больше, а это означает, что сдать его нужно до 25 числа того же месяца.

Отчет за первое полугодие должен был быть подан до 20 июля 2019 года для сдачи в бумаге, и до 25 июля, если речь идет про электронную подачу.

До 20 октября предполагалась сдача бумажного отчета за 9 месяцев 2019 года, что касается электронной подачи, то она должна была быть проведена до 25 октября.

Годовой отчет за 2019 год должен был быть подан до 20 и 25 января для бумажных и электронных вариантов отчетов соответственно.

Январь 2019 года стал переломным моментом, несмотря на то, что в этом месяце еще подаются отчеты по форме 4-ФСС за прошлый год, с начала года меняется форма отчетности, и в фонд соцстрахования нужно будет подавать информацию только про взносы «на травматизм». Вся остальная информация будет аккумулироваться в налоговой службе, куда и нужно будет подавать остальные сведения.

Вариации оформления

Отчет 4-ФСС может подаваться как в бумажном, так и в электронном виде. Бумажный вариант является более традиционным способом ведения отчетности. Он до сих пор используется небольшими фирмами, в которых работает меньше 25 человек. Нужно отметить, что форма, которая сдается электронно, и бумажный вариант отчета, должны подаваться в разные сроки. В первом случае срок сдачи на 5 дней больше, чем для бумажной версии.

Электронный

Итак, сдача отчета в электронном формате в обязательном порядке предусмотрена для организаций, в которых работает больше 25 сотрудников. Все остальные структуры также имеют право подавать отчет в таком виде, поскольку на подобное действие не установлен законодательный запрет.

Преимущества данного способа подачи очевидны:

• Не нужно ехать в соцстрах для того, чтобы сдать отчет, а это существенно сэкономит время не только на дорогу, но и избавит от стояния в длинной очереди.
• Подать документ можно до полуночи последнего дня подачи подобного рода документов, а не до конца рабочего дня, как в случае с бумажным отчетом. Бухгалтера предприятий очень заняты, в связи с этим иногда случается так, что они забывают о том, что наступил последний день сдачи очередного отчета. Вот тут-то и появляется возможность сдать отчет в электронном виде в то время, как рабочее время сотрудников ФСС уже закончилось и сдать бумажный отчет уже не представляется возможным.
• Если будет обнаружена ошибка, допущенная при заполнении отчета, не нужно будет ездить в фонд, чтобы внести исправления, сделать это также можно посредством электронного канала связи.
• Руководство организации имеет возможность выбрать, каким каналом для их организации предпочтительно пользоваться: платным или бесплатным.

Бумажный

Подать отчет на бумаге могут только те страхователи, которые имеют штат сотрудников, не превышающий 25 человек. Данный способ является более привычным для большого количества бухгалтеров, которые предпочитают по старинке работать с бумажными носителями, и считают такой способ более надежным.

В то же время, используя его, нужно помнить, что срок подачи отчетности сокращается на 5 дней по сравнению с подачей документа в электронном виде.

Все 4 отчета за 2019 год подаются 20 числа того месяца, который следует за отчетным периодом. Что же касается электронной версии отчета, то граничная дата в этом случае отодвинута на целых 5 дней.

Как подтверждать вид деятельности

Каждое учреждение обязано подтвердить основной вид деятельности своей организации за определенный период. Чтобы это сделать, нужно рассчитать, какой объем дохода от реализации товаров или услуг был получен в 2019 году. После произведения расчета определяется удельный вес видов деятельности от продукции/услуг, которые были реализованы, в совокупном объеме доходов. За основную будет принята та деятельность, которая имеет самый большой удельный вес (УВ).

В том случае, когда несколько видов осуществляемой деятельности имеют одинаковый УВ, основной будет считаться та, которой отвечает самый высокий класс профессионального риска. При условии, что организация вела бизнес только по одному направлению, именно этот вид и будет считаться основным.

После проведения всех расчетов и определения ключевого вида деятельности нужно сформировать пакет документов для подачи в соответствующее отделение фонда социального страхования. Среди необходимых бумаг справка, которая подтверждает основной вид экономической деятельности, а также заявление про подтверждение этого вида деятельности.

Если организация не является малой, кроме уже названных бумаг, нужно подать пояснительную записку к бухгалтерскому балансу. Она может быть оформлена в произвольном виде, то есть может иметь как текстовую форму, так и табличную. В случае с малым предприятием такая записка не нужна.

Порядок оформления справки, удостоверяющей основной вид экономической деятельности, определен в Приказе Минздравсоцразвития РФ №55, который был подписан в 2006 году. Новая форма такой справки с того момента разработана не была, поэтому именно она и должна применяться в 2019 году.

Это же требование относится к заполнению заявления про подтверждение ключевого вида деятельности: нормативным документом, который регулирует порядок его заполнения, является тот же Приказ №55.

Следующий шаг – это сдача документов в отделение соцстраха. За 2019 год установлен срок подачи до 15 апреля 2019 года. Допускается сдача документов в бумажном виде, сделать это можно лично или воспользовавшись услугами Почты России, отправив их заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Также подать бумаги можно в электронной форме через официальный портал государственных услуг. Информацию об этом можно найти на сайте Фонда. Чтобы произвести подобную манипуляцию, организация должна иметь усиленную квалифицированную электронную подпись, например, на флешке. Получить ее возможно в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи Российской Федерации. Еще одно требование – на компьютере, с которого будет производиться отправка документации, должна стоять программа-криптопровайдер.

После получения в указанный срок документов в отделении Фонда социального страхования на очередной год должен быть присвоен тариф взносов на травматизм. Про это заявитель должен быть уведомлен на протяжении двух недель с того момента, как он подал соответствующий пакет документов. Это значит, что до конца апреля 2019 года все должны получить информацию о принятом решении.

При отправлении документов через единый портал государственных услуг с уведомлением про присвоенный на 2019 год тариф можно ознакомиться, войдя в персональный кабинет юрлица на сайте.

Штрафы за опоздание

Поскольку форма 4-ФСС в 2019 году объединяет в себе два вида отчетности: первая часть отчета — по обычным соцвзносам, вторая – по взносам на травматизм, то и штрафов за несвоевременную подачу предусмотрено тоже два.

Штраф за опоздание с отчетом считается, исходя из той суммы, которую организация должна перечислить в фонд за последний квартал отчетного периода. Это означает, что для произведения расчета следует брать взносы, которые были начислены, за вычетом пособий. Это зафиксировано в письме Министерства труда России от 10.12.2015 года.

Размер штрафных санкций составляет 5% от совокупной суммы взносов за отчетный квартал. Такой штраф платиться за каждый месяц допущенной просрочки, при этом не важно, полный это месяц или нет.

Размер штрафа не может превышать 30% от совокупного размера взносов. Кроме максимальной, установлена минимальная сумма штрафа, она составляет 1 тыс. рублей. Данное положение устанавливает статья 46 Федерального закона №212 от 2009 года.

На примере это выглядит следующим образом: компания сдала 4-ФСС за 2019 год не 25 января, а 5 февраля следующего года. Размер взносов в фонд социального страхования за 4 квартал составляет 80 тыс. рублей, а на оплату больничных листов организация потратила 30 тыс. рублей.

В 2017 году в органы соцстраха следует передавать преобразованную форму 4-ФСС. В связи с множеством нововведений проверка перечисления взносов на страхование работников была передана в область администрирования налоговой инспекции. Эти события повлияли и на 4-ФСС. В первую очередь, она стала меньше в объеме. Под управлением соцстраха теперь находятся только перечисления взносов в связи с травматизмом и наступлением профзаболеваний. Под эти потребности и был реформирован прежний расчет.

Возникает немало сомнений о том, каковы сроки сдачи отчетности ФСС в 2017 году? С целью разъяснения информации, определим сроки сдачи 4-ФСС в 2017 году в данной статье.

Для этого, в первую очередь, важно отметить, что в 2017 году формировать отчетные формы для органов страхования компании обязаны по-разному: передать отчетный документ за прошедший год нужно сформированным с учетом прежней формы документа, а за отчетные периоды 2017 года – новой.

Сроки сдачи отчетности в ФСС находятся во взаимосвязи со способом представления отчетных документов в фонд: на бумажном носителе или с применением электронных каналов связи. Для тех, кто сдает расчет по сотрудникам на бумаге, следует передать документ на пять дней раньше, чем компаниям, использующим в своей деятельности ТКС.

• Предоставляя расчет в бумажной форме — до 20.01.2017 года;
• Для расчета, сформированного в электронном формате – не позднее 25.01.2017 года.

Что касается 2017 года, расчет должен быть сформирован с учетом нововведений, хотя периодичность представления в соцстрах осталась без изменений – единожды в квартал.

Рассмотрим сроки отчетности в ФСС в 2017 году.

1.По окончании первого квартала страхователи отчитываются в контролирующий орган, соблюдая определенный срок сдачи 4-ФСС:

• Субъекты, сдающие отчет на бумаге — не позднее 20.04.2017 года;
• Страхователи, применяющие систему ЭДО – до 25.04.2017 года.

1. Срок сдачи отчета в ФСС по окончании второго квартала определен в зависимости от формата представления расчета:
   • Для тех, кто сдает отчет на бумажном носителе – до 20.07.;
   • С применением электронных каналов связи – не позднее 25.07.
2. Срок сдачи ФСС за 3 квартал 2017 ограничен временным интервалом:
   • Страхователи, сдающие 4-ФСС, должны соблюсти срок сдачи ФСС за 9 месяцев 2017, и передать документ до 20.10.2017 года;
   • Для тех субъектов, которые используют ЭДО, представляя отчетность ФСС за 9 месяцев 2017, сроки определены не позднее 25.10.2017 года.
3. Сформировав в ФСС отчет за 9 месяцев 2017 (сроки были отражены ранее), следует подвести итоги года, и подготовить отчетную форму за последний квартал. Отчитаться в фонд по сотрудникам, необходимо соблюдая срок сдачи ФСС, установленный уполномоченным органом:
   • Для страхователей, которые передают 4-ФСС на бумаге – не позднее 20.01.2018 года;
   • Тем же, кто отправляет отчет в электронном формате – до 25.01.2018 года.

Сотруднику бухгалтерии следует соблюдать определенные законодательством сроки, иначе за несданный вовремя отчет органами страхования предусмотрена система штрафных санкции в отношении страхователей.

Если срок сдачи ФСС в 2017 году не был учтен при сдаче расчета 4-ФСС на компании и ИП могут быть наложены штрафы в следующих размерах:

1. При передаче в соцстрах отчетной формы в период, не превышающий 180 дней с момента окончания определенного органом срока сдачи, величина штрафа будет составлять 5 % от всей суммы взносов за каждый месяц. Причем учитывается как полный месяц, так и его часть. Тем не менее, органы ФСС установили минимальный и максимальный предел возможного размера взыскания: не менее ста рублей и не более 30 % от величины взносов.
2. Если же страхователь опоздал со сдачей более чем на 180 дней, то величина штрафа определена как 30 % от величины взносов, и в дополнение к этому будет производиться увеличение штрафа на 10 % ежемесячно. ФСС установило минимально возможный размер взыскания 1000 рублей, при этом, никак не ограничив верхний предел штрафа.

Помимо того, что штраф за несданный вовремя расчет взыскивается с компании в целом, должные лица в соответствии с КОАП РФ также могут быть привлечены к административной ответственности в сумме от трехсот до пятисот рублей.

Отвечая на вопрос, до какого числа сдавать ФСС в 2017 году, необходимо отметить, что периодичность передачи отчетной формы в новом году не претерпела изменений: документ по-прежнему представляется один раз в квартал. Сроки сдачи отчета ФСС в 2017 году находятся в зависимости от того, в каком формате сдается документ. Компании и ИП, формирующие отчет на бумаге должны передать его в ФСС до 20 числа следующего за окончанием квартала месяца, а те, кто представляют расчет через ТКС – до 25 числа.

По причине перехода взносов на материнство под учет налоговой службы в 2017г. будут представлены новые формы отчетности. Что касается страховых взносов (СВ) по причине травматизма, то в 2017г. они по-прежнему останутся за ФСС. Со сроками сдачи отчетности в ФСС в 2017г. можно ознакомиться в специальной таблице, представленной ниже

Какие произошли изменения в отчетности в ФСС в 2017г.?

В 2017г. всем фирмам/организациям, которые имеют наемных работников, необходимо сдавать отчетность в фонд социального страхования согласно форме 4-ФСС.

В данном документе следует отражать СВ по причине травматизма, которые были начислены и уплачены за соответствующий период. Помимо этого, необходимо раскрыть сведения относительно налоговой базы для уплаты взносов, список расходов на соцстрахование.

Данные следует отражать нарастающим путем, учитывая расшифровку за последние три месяца.

Ежеквартальный отчет в ФСС имеет следующие периоды для сдачи документов: 1 квартал/полугодие/9 месяцев/год.

Сдается 4-ФСС двумя известными способами:

В бумажном варианте: до 20 числа того месяца, который следует за отчетным.

Посредством ТКС: до 25 числа того месяца, который следует за отчетным.

К слову, если компания имеет более 25 сотрудников, то ею отчет подается исключительно в электронном варианте. Если фирма/организация имеет меньше 25 сотрудников, то она вправе самостоятельно выбирать способ сдачи отчетности: в бумажном или электронном варианте.

Какие установлены сроки сдачи отчетности согласно форме 4-ФСС в 2017г.?

Отчет по итогам за 2016г. согласно форме 4-ФСС фирмам/организациям следует сдавать в следующие сроки:

В бумажном варианте: до 20.01.2017г.

Посредством ТКС: до 25.01.2017г.

Отчетность за 2016г. следует оформлять согласно старой форме. А отчетность за 1 квартал 2017г. оформляется уже согласно новой форме 4-ФСС.

Как подтверждается основной вид деятельности?

Всем фирмам/организациям каждый год следует подтверждать основной вид экономической деятельности.

Данное подтверждение представляется в ФСС Российской Федерации.

Так, для осуществления подтверждения основного ОКВЭД следует заранее подготовить следующий пакет документов:

Заявление на подтверждение

Справка-подтверждение.

Копия бухгалтерского баланса (тем фирмам/организациям, которые не относятся к малым).

Кто подает документы на подтверждение основного вида деятельности?

Фирмы/организации, которые имеют наемных работников (исключение составляют ИП), должны подавать документы на подтверждение основного вида деятельности. Справка-подтверждение основного вида деятельности сдается в бумажном варианте или посредством ТКС.

Какие установлены сроки подачи подтверждения основного вида деятельности в ФСС в 2017г.?

Документ о подтверждении основного ОКВЭД за 2016г. следует представить до 17.04.2017г.

Обновленный отчет по страховым взносам в ФСС

Начиная с 2017г. производить отчет по начисленным и уплаченным СВ по причине травматизма следует также и в ФСС. Что касается формы отчета, то она будет идентична форме раздела №2 из расчета 4-ФСС.

Какие установлены сроки сдачи обновленного отчета по взносам на травматизм в 2017г.?

Стоит отметить, что сроки сдачи отчета останутся идентичными отчету по форме 4-ФСС:

В бумажном варианте: до 20 числа того месяца, который следует за отчетным кварталом.

Посредством ТКС: до 25 числа того месяца, который следует за отчетным периодом.

Обновленная отчетность по СВ в ИФНС

Уже с 2017г. показатели относительно начисленных и уплаченных страховых платежей по причине материнства следует сдавать и в налоговую инспекцию, и согласно новой форме отчетности.

Новую отчетность следует подавать в ИФНС каждый квартал.

Какие установлены сроки сдачи новой отчетности по СВ в 2017г.?

Так, существует два варианта подачи отчетности в соответствующие органы:

В бумажном варианте при численности работников до 25 человек: до 30 числа того месяца, который следует за отчетным периодом.

В электронном варианте: до 30 числа того месяца, который следует за отчетным периодом.

Сроки по сдачи отчета по страховым взносам по причине травматизма/материнства в 2017г. представлены в таблице ниже.

Форма и срок представления 4-ФСС за 2 квартал 2018 года

4-ФСС — единственная форма, которая подается в Фонд соцстрахования в 2019 году. Напомним, что с началом 2017 года надзор почти за всеми страховыми взносами (платежами в соцстрах по нетрудоспособности и материнству, пенсионными и медвзносами в ПФР и ФОМС соответственно) перешел к налоговой структуре. Но контроль за «несчастными» страхвзносами оставили за соцстрахом. Поэтому бланк 4-ФСС был подкорректирован по новым законодательным условиям.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! 4-ФСС сдается только по «несчастным» взносам. По всем остальным видам страхвзносов нужно отчитаться в ФНС по утвержденной форме единого расчета по взносам.

Бланк 4-ФСС для отчетности за полугодие 2019 года утвержден приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381. С 09.07.2017 действует обновленная форма 4-ФСС в редакции приказа от 07.06.2017 №275.

Срок представления 4-ФСС за 2 квартал 2019 года (а вернее, за полугодие 2019 года, т. к. формуляр заполняется нарастающим итогом) зависит от среднесписочного штата работодателя:

• Если состав персонала 25 и менее человек, то формуляр представляется на бумажном носителе. Сроком сдачи 4-ФСС за 2 квартал 2019 года в этом случае является 19 июля (т.к. 20.07.2019 - выходной день).
• Все хозсубъекты-страхователи, у которых среднесписочная численность за предыдущий календарный год (в нашем случае за 2018-й) была больше 25 человек, обязаны сдать отчет в электронном варианте до 25.07.2019 (ст. 24 закона «Об обязательном соцстраховании от несчастных случаев» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

4-ФСС представляется в электронном виде с применением специальных каналов связи и электронных подписей.

Не знаете свои права?

Мы подобрали для вас отличные сервисы электронной отчетности !

Штраф за несвоевременную сдачу отчета

За опоздание при сдаче формы или ее несдачу предусмотрены финансовые санкции — 5% от общей суммы страхвзносов, исчисленных за 3 месяца периода, за который формуляр сдан с опозданием, за каждый месяц непредставления, включая неполные. Минимальная величина санкций — 1 тыс. руб., максимальная — не более 30% от величины страхвзносов (ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).

А в этом материале вы можете скачать образец заполнения бланка 4-ФСС за полугодие 2019 года .

Срок сдачи отчета 4-ФСС за полугодие 2019 года наступает в июле 2019-го. Хозсубъекты-страхователи могут представить отчет на бумаге или через электронные каналы связи. В форме отчета есть обязательные и необязательные разделы для заполнения и последующей сдачи формы в соцстрах. Название отчета осталось прежним. За несвоевременное представление отчета предусмотрены финансовые санкции.

Несмотря на то что с 2017 года администрированием страховых взносов занимаются налоговики, в Фонд социального страхования все равно необходимо представлять расчет по форме 4-ФСС. Ведь взносы «на травматизм» так и остались в ведении Соцстраха (в связи с этим была утверждена ).

Кроме того, в ФСС необходимо было сдать 4-ФСС за 2016 год - в Расчет за этот период включалась информация как по взносам на ВНиМ, так и по взносам «на травматизм».

От чего зависит срок сдачи отчетности в ФСС

Срок представления 4-ФСС зависит от способа подачи данной отчетности. А способ подачи, в свою очередь, зависит от среднесписочной численности физлиц, в пользу которых организацией/ИП производились выплаты за прошлый расчетный период (п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ):

• если эта численность составляет 25 и менее человек, то работодатель вправе сдать 4-ФСС на бумаге. В этом случае крайним сроком представления Расчета будет 20 число месяца, следующего за отчетным/расчетным периодом;
• если численность превышает 25 человек, то работодатель обязан представлять 4-ФСС в электронном виде не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным/расчетным периодом.

Срок сдачи 4-ФСС на бумажном носителе

В 2017 году 4-ФСС необходимо представить в следующие сроки:

4-ФСС в электронном виде: сроки сдачи

Работодатели, обязанные представлять 4-ФСС в электронном виде, должны это сделать в 2017 году в нижеприведенные сроки:

Срок сдачи 4-ФСС за 2017 год

По итогам 2017 года Расчет нужно представить:

• не позднее 22.01.2018 на бумаге;
• не позднее 25.01.2018 в электронном виде.